El Departamento de Educación provee a los Directores de escuelas el uso de una tarjeta de crédito institucional, conocida como Tarjeta de Compras, siempre y cuando éste cumpla con los requisitos de responsabilidad fiscal establecidos por la Agencia. En el 2008-2009 la cantidad de compras realizadas con tarjetas de crédito institucionales asignadas a cada escuela totalizó $23,418,888.75. Estas transacciones son analizadas por la Unidad de Adminsitradora de Tarjetas, de la Secretaría Auxiliar de Finanzas del Departamento de Educación. Al finalizar el año escolar 2008-2009 117 tarjetas de crédito fuero canceladas por uso indebido. Para asegurar el buen uso de la tarjeta de compras, incluimos en esta página la guía que resume los temas cubiertos en el Taller de Tarjeta de Compras ofrecido por la Unidad Adminitradora de Tarjetas.

Requisitos de las Escuelas para Obtener una Tarjeta de Compras

Las solicitudes para obtener una Tarjeta de Compras son recibidas y evaluadas por la Unidad Administradora de Tarjetas de la Secretaría Auxiliar de Finanzas. Los requisitos para tener acceso y uso de una Tarjeta de Compras son los siguientes:

• Tener un Director a tiempo completo,
• Consejo Escolar activo y en función,
• Acceso a Internet,
• Designar personas para servir de Conciliador y Receptor, y
• Mostrar responsabilidad fiscal.

Proceso de Compra con la Tarjeta 

1. La persona designada recibe la petición de compra y verifica si hay presupuesto disponible.
2. Completa la Requisición de Compra (fecha, propósito, objeto de gasto, solicitante, descripción de lo solicitado), la firma y la registra en la Bitácora. Al finalizar este paso debe además asignarle el número de registro a la requisición (código de la escuela, año y número consecutivo)
3. Director escolar efectúa la compra
   1. antes de comprar, busca y selecciona al suplidor utilizando la lista de suplidores autorizados por ASG
   2. utiliza la Tarjeta de Compras como mecanismo de pago
   3. Completa el formulario de compras exentas.
4. El Director Escolar entrega los bienes al Receptor Escolar junto con la documentación de la compra.
5. El Receptor Escolar entrega los bienes a los Peticionarios (usualmente, maestros)
6. El Receptor Escolar entrega la documentación al Auxiliar Administrativo Escolar o la persona designada. Incluye:
   
   1. Recibo de compras
   2. Factura
   3. Requisición con el recibo detallado del suplidor y la evidencia del uso de la tarjeta (todos grapados)
7. El Auxilidar Administrativo, o la persona designada, ingresa la transacción a la bitácora y archiva la documentación pediente a conciliación.

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